CMSの導入メリットを最大化するポイントとは？
運用事例も紹介
掲載日：2023年12月19日
更新日：2023年12月21日
Webサイトの運用・管理を効率化するためにCMSは有効なツールです。しかし、具体的にどういったメリットや効果が得られるのか、漠然としていて分かりづらいと感じている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、CMSの導入に成功した企業の事例と、メリットを最大化するためのポイントも紹介します。
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CMSとは
CMSとはContents Management Systemの略称で、日本語では「コンテンツ管理システム」と呼ばれます。
Webサイトの編集や公開管理など、運用にあたって必要な機能が網羅された管理ツールであり、Webサイトを運営する企業はもちろん個人に至るまで幅広く利用されています。
CMSのメリット
Webサイトの運用にあたって、CMSを活用することでどういったメリットがあるのでしょうか。
専門知識や技術がなくても自社で運用しやすい
通常であれば、Webサイトに掲載している情報の更新や新規ページの追加が必要となった場合、制作会社や社内の専用のソフトを使える人などに依頼する必要があります。
しかし、CMSを導入すれば管理画面で直感的に操作ができ、知識や技術がなくてもWebサイトの更新や編集をしやすくなります。
また、配信時間指定の機能を活用することで、営業時間外でもWebサイトの更新が可能です。
複数サイトを一元管理できる
コーポレートサイトや商品サイト、オウンドメディアなど、複数のWebサイトを管理・運用している企業も多いのではないでしょうか。
CMSによっては、複数のサイトを共通のCMS上で一括管理できるため、Webサイトごとに個別のシステムを立ち上げる必要がありません。
これにより、複数サイトがある場合でも管理作業を効率化できます。
更新履歴の把握や担当者の権限を管理できる
Webサイトの管理にあたっては、部署ごとに更新するページが決まっていたり、編集者と承認者がいたりするなど、役職や役割に応じて作業内容が分かれていることがあります。
CMSでは、例えば「閲覧のみ」や「新規作成・編集」、「公開」、「削除」などの権限を、ログインする担当者ごとに設定できるものがあります。これにより、編集者が誤ってページを削除したり、本来の時間前に公開したりといった管理上のミスを減らすことができます。また、変更履歴を残しておき、ページを過去のバージョンに戻すといった機能を持つCMSも存在します。
クラウド型CMSであればサーバの維持管理が不要に
インターネット経由で利用できるクラウド型CMSであれば、自社にCMS用の機器を準備する必要がありません。
CMSの保守やクラウド環境の管理もサービス提供元が行うため、業務負担や運用コストの軽減が期待できます。
CMSを利用する際のポイント
上記で紹介したようなメリットがある一方、自社サイトに合ったCMSを適切に選択できなければ、逆に運用がしづらくなったりオーバーコストになったりする可能性があります。CMSの選定にあたっては、どのような点に注意すべきなのでしょうか。
Webサイトの規模や目的を把握
Webサイトの規模によって、最適なCMSは異なります。
アクセス数が限られ、ページ数もそれほど多くないWebサイトでは、小規模CMSやオープンソース型CMSでも十分対応できるでしょう。
しかし、アクセス数やページ数の多い大規模なWebサイトでは、エンタープライズCMS（組織向けCMS）のように、信頼性が高くセキュリティ対策にも優れたCMSの方が適しているケースが多いものです。
必要なセキュリティを整理
CMS本体やプラグインのアップデート状況など、導入予定のCMSにどういったセキュリティ対策が取られているかを確認しておきましょう。
また、CMSを操作する人数や関係部署などを整理したうえで、自社の運用体制にどのようなリスクがあり、それに対してどういった対策が必要なのかも把握しておく必要があります。
人的リソースや業務負荷の問題で十分なセキュリティを維持できない場合には、強固なセキュリティ機能が搭載されたCMSパッケージの導入も検討してみましょう。
管理機能の整理
CMSによって操作の方法や手順は異なります。
そこで、CMSの利用にあたって新規ページの作成方法や編集の手順、作業時の制限事項や難易度も確認しておきましょう。
また、ユーザー権限や承認など、Webサイト全体を管理する機能にどのようなものがあるかということに加え、ヘルプデスクやマニュアルの提供といったユーザーサポートの種類を把握しておくことも重要です。
使用時に困らないよう、CMSの検討段階でデモや説明を受けておき、不明点をクリアにしておくと安心です。
CMSを活用したサイト運用の事例
CMSを活用することで、企業はどういった課題を解決できているのでしょうか。CMSの運用事例をいくつかご紹介します。*WebRelease2の導入事例となります。
キャンペーンなどの施策効率化
ある企業では、既存ユーザーへの割引キャンペーンを実施する際、これまでは制作会社に専用ページの作成を依頼していましたが、指示や修正に時間がかかり、キャンペーン実施から効果検証に至るまでの一連のサイクルが長期化するという課題がありました。
しかし、CMSを導入したことでキャンペーンページの作成および管理の内製化が実現でき、企画から告知・効果検証までのサイクルを短縮することに成功しています。
キャンペーン実施から効果検証までを短いサイクルで回せるようになったことで、ユーザー数の増加につながりました。
サイト全体の最適化で見やすさ向上
あるシステム開発ベンダーのコーポレートサイトは、新たなサービスや製品のリリースをするたびにページ数が増加していました。また、CMSを使わずに手動でHTMLを更新していたため、メニューやリンクの編集にも大きな負担がかかっていました。
その結果、サイト全体が複雑化すると同時に、人的ミスによるリンク切れも発生するなど、サイトを訪れたユーザーが目的のページまでたどり着けないケースが頻発するという問題が生じていたのです。
そこで、Webサイトのデザインや階層をシンプル化するためにCMSを導入。全体的に見やすいサイトとなり、サイト訪問者はもちろんのこと、問い合わせ数の増加にもつながっています。
コンテンツ作成の内製化
オウンドメディアを運営しているある企業では、技術的な知識やノウハウを持ったスタッフが少なく、新規ページの追加や編集を外部の企業に委託してきました。
そこで、専門性がないスタッフでもこれらの業務を内製化できるよう、シンプルで直感的な操作性のCMSを導入。
その結果、専門知識がないスタッフでも簡単かつスピーディーにコンテンツの追加や編集、公開ができるようになり、生産性を大幅に向上させることに成功しています。また、これまでに公開したページを整理しながらこまめに更新した結果、検索流入数のアップも実現しました。
CMS移行を成功させるためには入念な準備と計画が不可欠
CMSにはさまざまなものがあり、Webサイトの規模や目的、解決したい課題によって最適なシステムは異なります。
導入メリットを最大化するためには、それぞれのCMSの特徴や強みを把握することが第一歩となるでしょう。
また、充実した機能が備わっているかはもちろんですが、Webサイトの管理を内製化することを考えた場合、技術的な知識が乏しいスタッフでも直感的に操作できるかという点も押さえておきたいところです。
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